Vous avez trouvé le fabricant, vous aimez le design et le prix vous convient. Ensuite, le dossier passe aux achats, ou au lieu d’accueil, ou au propriétaire, et trois semaines disparaissent. Ce n’est généralement pas parce que quelqu’un s’y oppose. C’est parce que le fournisseur n’est pas en mesure de répondre aux questions qu’une grande organisation doit poser, et que chaque réponse doit être relancée.
Voici ce qui est réellement demandé, pourquoi, et comment vous y préparer pour que l’approbation prenne quelques jours au lieu de plusieurs semaines.
Ce dont les achats ont besoin avant de pouvoir émettre un bon de commande
Une entreprise réelle
Un numéro d’immatriculation d’entreprise, un numéro de TVA, une adresse commerciale et un compte bancaire au même nom. Cela semble évident, et c’est la première chose qui bloque un formulaire d’inscription. Les auto-entrepreneurs et les fabricants non immatriculés peuvent être excellents, mais il est souvent plus difficile de les faire passer par un processus d’enregistrement des fournisseurs, ce qu’il vaut la peine de savoir avant de craquer pour un devis.
La capacité de travailler sur un bon de commande
Les grandes organisations ne paient pas via un lien de paiement. Elles émettent un bon de commande, reçoivent une facture mentionnant ce numéro de bon de commande et paient selon les conditions convenues. Un fournisseur qui ne peut pas fonctionner ainsi ne sera pas utilisé une seconde fois, aussi bon soit le travail.
Assurance
Responsabilité civile et assurance des employeurs, à jour. Les lieux d’accueil en particulier poseront la question avant que quiconque ne mette les pieds sur le site.
Un prix fixe, pas une estimation
Les responsables budgétaires approuvent des chiffres, pas des fourchettes. Si le devis peut varier, il sera remis en question, et c’est là que le temps s’envole. Demandez à votre fabricant un prix fixe pour un cahier des charges défini, et demandez ce qui pourrait entraîner un nouveau devis.
Ce dont le lieu d’accueil a besoin
Performances au feu des matériaux
C’est ce qui piège les gens le plus souvent, et c’est ce qui laisse le moins de place à la négociation. Les centres commerciaux, les hôtels, les lieux d’exposition et les bâtiments publics demanderont de quoi est faite la pièce et comment elle se comporte en cas d’incendie. Si la réponse est du bois non traité ou de la mousse standard avec un revêtement décoratif, on pourrait vous dire non le jour de l’installation, ce qui est le pire moment pour le découvrir.
Demandez tôt si le lieu d’accueil a des exigences en matière de sécurité incendie, et si c’est le cas, intégrez-les au cahier des charges dès l’étape de conception. Ajouter des performances au feu après coup coûte cher ou est impossible.
Méthodologies de travail et évaluations des risques
Tout ce qui est installé dans un lieu ouvert au public, au-dessus de la hauteur de la tête, ou impliquant du levage, nécessitera une documentation avant que l’accès ne soit accordé. Ce sont des documents administratifs habituels, mais ils doivent exister avant votre arrivée, et non après.
Accès, calendrier et remise en état
Obtenez par écrit les horaires de la zone de déchargement, les dimensions de l’ascenseur, les exigences de protection du sol et la période de démontage avant que la pièce ne soit conçue, pas après. De nombreuses pièces sur mesure sont repensées à cause d’un ascenseur plutôt que parce qu’un client a changé d’avis.
Ce dont la marque ou l’équipe juridique a besoin
Un accord de confidentialité, signé avant tout partage
Si le projet est un lancement, une collaboration ou une campagne saisonnière non annoncée, le fabricant doit être lié par un accord de confidentialité avant de consulter le brief. Un fournisseur qui hésite à ce sujet vous en dit long. Cela devrait être une formalité réglée le jour même.
La certitude que votre fournisseur ne contactera pas votre client
Si vous êtes une agence, c’est la question que votre client pose vraiment lorsqu’il demande qui fabrique la pièce. Il vaut mieux obtenir la réponse par écrit.
La clarté sur qui détient les droits du design
Convenez dès le départ si le fabricant peut photographier et publier le travail, et à quel moment. La plupart des fabricants souhaitent l’inclure dans leur portfolio, la plupart des clients sont d’accord après le lancement, et la seule version qui pose problème est celle dont personne n’a discuté.
La séquence qui fonctionne
- Confirmez les exigences du lieu d’accueil en matière de sécurité incendie, d’accès et de documentation avant la conception.
- Faites signer l’accord de confidentialité si le travail est confidentiel.
- Convenez d’un prix fixe pour un cahier des charges écrit.
- Envoyez les coordonnées du fournisseur aux achats pour son inscription simultanément à l’envoi du devis pour approbation, et non après.
- Approuvez les plans, les rendus et les échantillons de matériaux avant le début de la production.
- Confirmez par écrit le créneau d’installation et la période de démontage.
Faites-les avancer en parallèle plutôt qu’en série, et vous économiserez généralement deux à trois semaines sur un projet de toute taille.
La question à poser à un fabricant dès le départ
Demandez-lui s’il a déjà fourni un groupe hôtelier, un commerçant ou une agence, et s’il peut travailler sur un bon de commande avec un accord de confidentialité en place. La réponse vous indique en une phrase si l’approbation va se dérouler sans accroc ou si vous allez devoir gérer l’administration du fournisseur pour lui.
Nous sommes une entreprise enregistrée au Royaume-Uni avec un numéro de TVA, nous travaillons sur des bons de commande, nous signons des accords de confidentialité sur demande, nous sommes assurés, et les spécifications des matériaux et des finitions accompagnent chaque devis plutôt que de devoir être demandées. Consultez travailler avec nous ou démarrer un projet.
