Has encontrado al fabricante, te gusta el diseño y el precio encaja. Entonces pasa a compras, o al recinto, o al propietario, y desaparecen tres semanas. Esto no suele deberse a que nadie se oponga. Se debe a que el proveedor no estaba preparado para responder a las preguntas que una gran organización tiene que hacer, y hay que perseguir cada respuesta.
Esto es lo que realmente se pregunta, por qué, y cómo tenerlo listo para que la aprobación tarde días en lugar de semanas.
Lo que compras necesita antes de poder emitir una orden de compra
Una empresa real
Un número de registro de empresa, un número de IVA, una dirección comercial y una cuenta bancaria a nombre de la misma entidad. Esto parece obvio y es lo primero que detiene un formulario de alta. Los autónomos y los fabricantes no registrados pueden ser excelentes y a menudo es más difícil que pasen por un proceso de alta de proveedores, algo que vale la pena saber antes de enamorarse de un presupuesto.
La capacidad de trabajar con una orden de compra
Las organizaciones más grandes no pagan mediante un enlace de pago. Emiten una orden de compra, reciben una factura que cita ese número de orden de compra y pagan según los términos acordados. Un proveedor que no puede trabajar de esa manera es un proveedor que no volverá a usarse, por muy bueno que sea el trabajo.
Seguro
Responsabilidad civil y responsabilidad patronal, vigentes. Los recintos, en particular, preguntarán antes de que nadie ponga un pie en el lugar.
Un precio fijo, no una estimación
Los responsables de presupuesto aprueban cifras, no rangos. Si el presupuesto puede variar, se cuestionará, y es ahí donde se pierde el tiempo. Pide a tu fabricante un precio fijo para una especificación definida, y pregunta qué provocaría una nueva cotización.
Lo que el recinto necesita
Rendimiento ignífugo de los materiales
Este es el que más a menudo sorprende a la gente, y es el que menos margen de negociación tiene. Los centros comerciales, hoteles, recintos de exposiciones y edificios públicos preguntarán de qué está hecha la pieza y cómo se comporta en caso de incendio. Si la respuesta es madera sin tratar o espuma estándar con un revestimiento decorativo, podrían decirte que no el día de la instalación, que es el peor momento posible para enterarse.
Pregunta con antelación si el recinto tiene algún requisito ignífugo y, si lo tiene, inclúyelo en la especificación en la fase de diseño. Adaptar el rendimiento ignífugo a posteriori es caro o imposible.
Declaraciones de método y evaluaciones de riesgo
Cualquier cosa que se instale en un recinto en funcionamiento, por encima de la altura de la cabeza o que implique elevación necesitará documentación antes de que se conceda el acceso. Es papeleo rutinario, pero tiene que existir antes de que llegues, no después.
Acceso, plazos y restablecimiento
Consigue por escrito los horarios de la zona de carga, las dimensiones del ascensor, los requisitos de protección del suelo y el plazo para el desmontaje antes de que se diseñe la pieza, no después. Se rediseñan más piezas a medida por culpa de un ascensor que por un cambio de opinión del cliente.
Lo que la marca o el equipo legal necesita
Un acuerdo de confidencialidad, firmado antes de compartir cualquier cosa
Si el proyecto es un lanzamiento, una colaboración o una campaña estacional que no se anuncia, el fabricante debe estar sujeto a un acuerdo de confidencialidad antes de ver el brief. Un proveedor que duda al respecto te está diciendo algo. Debería ser una formalidad del mismo día.
La certeza de que tu proveedor no contactará con tu cliente
Si eres una agencia, esta es la pregunta que tu cliente realmente está haciendo cuando pregunta quién lo está fabricando. Vale la pena tener la respuesta por escrito.
Claridad sobre quién es el propietario del diseño
Acuerda desde el principio si el fabricante puede fotografiar y publicar el trabajo, y cuándo. La mayoría de los fabricantes quieren el portfolio, la mayoría de los clientes están contentos después del lanzamiento, y la única versión que causa problemas es la que nadie discutió.
La secuencia que funciona
- Confirma los requisitos ignífugos, de acceso y de documentación del recinto antes del diseño.
- Haz que firmen el acuerdo de confidencialidad si el trabajo es confidencial.
- Acuerda un precio fijo para una especificación escrita.
- Envía los datos del proveedor a compras para su alta al mismo tiempo que envías el presupuesto para su aprobación, no después.
- Aprueba los planos, renders y muestras de materiales antes de que comience la producción.
- Confirma por escrito el turno de instalación y el plazo para el desmontaje.
Ejecuta estos procesos en paralelo en lugar de en secuencia y normalmente ahorrarás de dos a tres semanas en un proyecto de cualquier tamaño.
La pregunta que hay que hacer a un fabricante por adelantado
Pregunta si ha suministrado antes a un grupo hotelero, un minorista o una agencia, y si puede trabajar con una orden de compra y un acuerdo de confidencialidad vigente. La respuesta te dirá en una sola frase si la aprobación va a ser fluida o si vas a estar haciendo tú la gestión administrativa del proveedor por ellos.
Somos una empresa registrada en el Reino Unido con número de IVA, trabajamos con órdenes de compra, firmamos acuerdos de confidencialidad a petición, estamos asegurados, y la especificación de materiales y acabados viene con cada presupuesto en lugar de tener que solicitarla. Consulta trabajar con nosotros o iniciar un proyecto.
